Kwaliteitscontrole Een spelletje door-fluisteren. Dat is het karakter van laten produceren in China. Onkruiddoek bestellen en in de zakken oude bamboe aantreffen. Containers met schots en scheef geladen dozen. Het zijn geen fabeltjes, aldus Ties Coolen van Coolen China. Kwaliteitscontrole in China is een eerste vereiste voor de Nederlandse importeur.

Ties Coolen. Foto: Coolen China

Ties Coolen. Foto: Coolen China

‘Je kent het spelletje wel, aan het begin van een rij wordt een zin in iemands oor gefluisterd. Die geeft de zin door aan zijn buurman. En bij de laatste is van de oorspronkelijke zin weinig meer over’, zegt Coolen op zijn kantoor in Den Bosch. ‘Met productie in China is het niet anders. Tussenpersonen veranderen, productieafdelingen verschuiven, de fabrikant geeft zijn eigen invulling aan een opdracht en noem maar op. Het is vaker regel dan uitzondering. Bovendien kan bij het laden en verschepen van de goederen ook nog van alles mis gaan. Je staat als importeur toch raar te kijken als je oude bamboe geleverd krijgt, terwijl je onkruiddoek hebt besteld.’

Personeelsverloop
Een belangrijke oorzaak van dit soort problemen is volgens Coolen terug te voeren op het enorme personeelsverloop in Chinese fabrieken. Dat ligt gemiddeld op bijna 24 procent per jaar, in Nederland schommelt het rond 6 procent. Coolen: ‘Nieuwe medewerkers weten vaak niet precies wat ze moeten doen en voeren dan blindelings opdrachten uit. Beginnende medewerkers maken meer  fouten dan ervaren krachten. En in China staan vaker beginnelingen aan de lopende band dan in ons land. Dat maakt kwaliteitscontrole erg belangrijk.’

Verkeerd-geladen-container-arriveert-uit-China.-Foto:-Coolen-China

Verkeerd geladen container arriveert uit China. Foto: Coolen China

Soms wordt ook bewust afgeweken van de afspraken, stelt Coolen. ‘Dat gebeurt vooral aan het einde van de productie voor een order of bij een tweede bestelling. Fabrieken proberen zo geld te besparen. Ze gebruiken bijvoorbeeld minder kostbare materialen. Zetten minder goed opgeleid personeel in dat goedkoper is. Of ze vinden een andere methode om de order goedkoper uit te voeren. Chinezen zijn op dat gebied heel creatief.’

Gat in de markt
Coolen heeft na zijn studie Small Business vijf jaar in China gewoond en gewerkt. Tien jaar geleden zag hij de importrisico’s als gat in de markt en richtte Coolen China op om importeurs te ondersteunen en begeleiden. ‘Wij zoeken voor onze opdrachtgevers de juiste leveranciers en fabrikanten; begeleiden het inkoopproces vanuit China; voeren kwaliteitscontroles uit, zowel van fabrieken als van productie en verzorgen het transport met de administratieve rompslomp die daar bij hoort.

Medewerkers van Coolens’ andere bedrijf, Quality Control China, inspecteren op locatie in China de goederen op juistheid, ook tijdens de productie. Verder doen ze zogeheten audits. Coolen: ‘Ze bezoeken fabrieken en leggen ze langs de lat. Klopt de werkelijkheid met zoals ze zich voordoen? Is er aandacht voor het milieu? Onder welke omstandigheden werkt het personeel? We onderzoeken ook of we te maken hebben met de eigenaar van een bedrijf of met een handelaar. Want in China is niet altijd duidelijk wie je voor je hebt en wat zijn status is. Onze bevindingen rapporteren we aan onze klant.’

Kwaliteitscontrole QC China

Kwaliteitscontrole in China. Foto: Coolen China

Vertaalslag
Het doel van Coolen China is klanten direct in contact te brengen met Chinese partners en tegelijkertijd de importrisico’s te minimaliseren. ‘Als een importeur met ons in zee gaat, helpen wij hem onder andere in de communicatie met de producent. Wij maken de vertaalslag van onze opdrachtgevers naar de fabrieken, zorgen dat het hele proces in goede banen wordt geleid. Onze klanten betalen ons voor de kennis die wij hebben. Daar zit een belangrijk deel van onze toegevoegde waarde.’

Onderhandelen in China is een vak apart waar geen eenduidige regels voor te geven zijn, benadrukt Coolen. Hij adviseert ondernemers op de eerste plaats bewust als gast naar China te gaan. ‘Optreden met bescheidenheid, respect en geduld is een lonende strategie. Chinezen zelf zijn geboren strategen. Zeggen zonder blikken of blozen “wit” als ze “zwart” bedoelen, om de ander uit de tent te lokken. Nederlanders zijn vaak onbehouwen. Ze realiseren zich niet altijd wat de gevolgen zijn van hun uitspraken. Geef een Chinees een compliment voor een rapport en hij kan denken: “doe ik het anders niet goed dan?”.’

Sport
Coolen heeft plezier in het ontrafelen van de Chinese complexiteit. ‘China helemaal doorgronden kan niet, het is en blijft een andere cultuur. Maar als je als ondernemer passie hebt voor wat je doet en een klik kunt maken met de Chinese manier van denken en doen, kun je er goed zakendoen. Ik vind het een sport om voor een opdrachtgever betrouwbare producenten te vinden. Fabrikanten aan wie een ander voorbij gaat.’